Quản lý và sắp xếp giấy tờ, tài liệu là một việc nhàm chán và thường bị chúng ta né tránh nhất.
Nếu cứ mỗi lần phải nghĩ về việc sắp xếp giấy tờ là toát hết cả mồ hôi, vậy thì chắc hẳn bạn chính là mẫu người có thói quen “ném tất cả giấy tờ vào tủ và quên phéng đi” hơn là nhóm những người “đối diện với chúng và giải quyết chúng một cách gọn lẹ”.
Đừng quá lo lắng – vì hầu hết chúng ta đều thuộc nhóm những-người-sợ-giấy-tờ như nhau thôi – nhưng chúng ta cũng đều biết rõ rằng, nếu không sắp xếp và phân loại giấy tờ, thư từ gọn gàng thì chắc chắn chúng ta đều sẽ stress nặng vào một ngày nào đó.
Đó cũng chính là lý do chúng tôi đã liên hệ với Vicky Silverthorn – một nhà tổ chức chuyên nghiệp, để chia sẻ về bí quyết mà cô ấy đã hệ thống, sắp xếp tài liệu văn phòng. Dưới đây là cách đơn giản để lưu trữ giấy tờ và chắc chắn bạn sẽ không bao giờ phải phát rồ bởi chúng thêm một lần nào nữa…
Bạn cần chuẩn bị:
1 tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn (Hãng Bisley là một hãng có khá nhiều lựa chọn cho bạn)
1 khay đựng giấy tờ đặt phía trên đầu tủ
Nhãn dán
Các bước cần làm:
Bước 1: Tập hợp tất cả giấy tờ từ nhà của bạn, từ các tập tài liệu mà bạn đã từng cất giữ cho đến những lá thư bạn vừa nhận được.
Bước 2: Dọn một khoảng trống thật rộng – có thể là một bàn ăn hoặc một khoảng trống trên sàn để bạn có thể đặt tất cả các loại giấy tờ, thư từ để bắt đầu sắp xếpmà không bị lộn xộn.
Bước 3: Bắt đầu phân loại tất cả giấy tờ theo các hạng mục khác nhau. Đừng để nội dung của các giấy tờ này làm bạn rối, cũng như đừng phân loại chúng theo ngày tháng; ở bước này bạn chỉ cần phân loại theo hạng mục và xếp chúng theo từng chồng rõ ràng (ví dụ: “Thuốc men”, “Hoá đơn”, “Biên lai” v…v…)
Bước 4: Bây giờ là bước bạn có thể lướt qua nội dung của từng hạng mục một cách thật khoa học. Hãy vứt những loại giấy tờ đã cũ và có thể tái chế hoặc xé nhỏ, cũng như lấy ra những loại giấy tờ cần phải được “giải quyết ngay”. Cuối cùng thì hi vọng bạn đã có một chồng tài liệu nhỏ gọn hơn đã được phân loại rõ ràng.
Bước 5: Đặt tất cả những loại giấy tờ cần được giải quyết vào khay đựng giấy tờ được đặt ở phía trên tủ hồ sơ. Mỗi khi bạn có thời gian rảnh, trong vòng khoảng 30 phút, bạn có thể bắt đầu với khay thư này và giải quyết hết tất cả các loại giấy tờ này.
Bước 6: Phân loại tất cả các loại giấy tờ theo ngày tháng và đặt chúng vào một trong các ngăn tủ hồ sơ. Đặt nhãn tên một cách rõ ràng ở phía trước cho từng ngăn tủ.
Giờ thì bạn đã có một hệ thống lưu trữ giấy tờ rất rõ ràng ngay tại nhà. Đây là cách giúp bạn vừa lưu trữ hồ sơ ở nơi phù hợp, vừa kịp thời giải quyết các loại giấy tờ tại khay đặt trên đầu tủ.
Khi các ngăn tủ bắt đầu đầy, bạn hãy bắt đầu lọc lại từ ngăn cuối cùng của tủ (nơi chứa những giấy tờ cũ nhất) và xem xét lại xem bạn có cần lưu giữ chúng tiếp hay không.
Nếu có bất kì tài liệu nào bạn nghĩ bạn cần phải lưu giữ chúng thật cẩn thận về lâu dài (bạn có thể tra Google để xem chúng có thật sự cần thiết trong tương lai hay không), vậy thì bạn có thể cân nhắc sắp xếp chúng thật ngay ngắn vào một chiếc hộp và cất giữ chúng trong kho hoặc một chiếc tủ khác an toàn hơn.
Một số mẹo quan trọng:
- Hãy nhìn nhận thực tế rằng bạn sẽ sắp xếp tất cả chúng trong bao lâu. Nếu bạn có một chồng tài liệu phức tạp với số lượng lớn cần sắp xếp, vậy thì bạn cần dành ra một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày để phân loại tất cả. Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn thư giãn và bình tĩnh sắp xếp hơn là cố gắng làm mọi thứ một lúc và làm mọi thứ rối tung rồi từ bỏ.
- Lý tưởng nhất, bạn hãy tìm một nơi không ai làm phiền và phân loại giấy tờ, để bạn có thể nghỉ ngơi khi cần và quay lại tiếp tục làm mà không phải di dời. Bàn ăn có thể là một nơi lý tưởng dành cho bạn.
- Đừng phức tạp hoá hệ thống bằng cách đánh thêm các mã màu hay các hạng mục nhỏ. Trong tương lai chúng sẽ khiến bạn khó nhớ hơn.
- Nếu bạn muốn dành một ngăn tủ cho các loại hộ chiếu, chìa khoá,… thì bạn cần đầu tư một chìa khoá cho ngăn tủ này để an toàn hơn.
Nếu bạn có nhiều khoản không gian trống, vậy thì hãy chờ cho tới khi bạn phân loại xong tất cả giấy tờ trước khi mua tủ đựng hồ sơ. Vì lúc này bạn sẽ biết được kích cỡ chính xác của chiếc tủ hồ sơ mà bạn cần (bạn cũng có thể mua nhiều hơn một chiếc tủ nếu bạn cần)
