Procurement Executive

1. Mua hàng & quản lý nhà cung cấp

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp; thu thập, so sánh báo giá, chất lượng, thông số kỹ thuật, thời gian giao hàng, thanh toán và bảo hành.
• Đàm phán điều kiện thương mại, tối ưu chi phí và điều khoản mua hàng.
• Theo dõi, đánh giá định kỳ năng lực và chất lượng nhà cung cấp.
• Xác nhận nhà cung cấp và chi phí trong phạm vi thẩm quyền; trình Trưởng phòng Mua hàng phê duyệt khi vượt thẩm quyền.

2. Quản lý đơn hàng & chứng từ

• Lập PO và hồ sơ mua hàng, đảm bảo chính xác về thông tin, giá, điều khoản và thông số kỹ thuật.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, xử lý các vấn đề phát sinh như giao trễ, thiếu, sai hoặc mất hàng.
• Phối hợp kiểm tra hàng hóa khi nhận, đảm bảo phù hợp với PO và hóa đơn.

3. Thanh toán, kho & hậu cần

• Kiểm tra, tổng hợp chi phí và chuyển hóa đơn, chứng từ theo quy trình.
• Thực hiện thủ tục thanh toán và lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hàng.
• Theo dõi tồn kho, phối hợp với kế toán kho và lập kế hoạch mua bổ sung khi cần.
• Hỗ trợ điều phối vận chuyển, phân phối hàng hóa, đảm bảo tối ưu chi phí và thời gian.

4. Phối hợp & báo cáo

• Phối hợp với các phòng ban trong hoạt động mua sắm phục vụ vận hành, sự kiện và cửa hàng.
• Phối hợp với nhà tài trợ sự kiện khi được phân công.
• Lập báo cáo định kỳ về tình trạng đơn hàng và đề xuất cải tiến quy trình, chính sách mua hàng, kiểm soát chi phí.

5. Công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng Mua hàng và Ban Giám đốc.