7 cách để tối ưu hoá tức thì hiệu suất làm việc

Công việc văn phòng đã được sự hỗ trợ tối đa từ công nghệ, nhưng nhiều người thừa nhận vẫn cảm thấy rối rắm hoang mang khi làm việc bởi chính khối lượng công việc khổng lồ. Đâu thực sự là giải pháp?

Chuẩn bị thời gian
Hãy thử tính toán xem bạn cần bao nhiêu thời gian cho công việc của bạn trong một ngày. Việc giải quyết công việc qua email có thực sự tiêu tốn của bạn vài giờ đồng hồ không? Một khi bạn đã phác thảo bức tranh tổng thể về thời gian công việc tại văn phòng, bạn có thể xây dựng một lịch trình làm việc hiệu quả để hoàn thành những công việc tốn thời gian nhất và dành tất cả thời gian còn lại cho những phần việc nhỏ đơn giản hơn.

 

Hãy liệt kê ra
Một danh sách các việc cần làm được vạch ra mơ hồ trong đầu bạn có thể khiến bạn áp lực và trở nên bị động. Việc đưa danh sách trong đầu trở nên hữu hình bằng cách viết ra, lần lượt gạch ngang tên từng đầu việc mỗi khi bạn hoàn tất một việc, cảm giác này giúp giảm bớt căng thẳng và giúp bạn dễ dàng vượt qua tất cả các công việc còn lại theo tờ danh sách. Không có phương thức nào thực sự đúng hay sai, miễn là bạn cảm thấy chúng phù hợp và khiến bạn thoải mái; bạn có thể theo phương pháp lập kế hoạch kiểu truyền thống, hoặc sử dụng ứng dụng Ghi chú trên điện thoại thông minh hoặc ngoài ra có những ứng dụng giúp lên kế hoạch, ghi chú và nhắc nhở khác nhau trên điện thoại,…tất cả tuỳ vào sở thích của bạn.

 

Bạn có thể sử dụng sổ tay như truyền thống…

 

Hoặc sử dụng các ứng dụng Ghi chú trên điện thoại.

 

Bạn không thể làm việc như một cái máy
Cơ thể con người không thể hoạt động tốt khi làm quá nhiều việc trong một khoảng thời gian dài. Một trong những cách để làm việc hiệu quả hơn đó là tập trung làm việc trong một tiếng đến một tiếng rưỡi, sau đó nghỉ ngơi một chút. Với công nghệ hiện đại, bạn luôn có sẵn laptop ở nhà hay điện thoại thông minh trong túi, chắc chắn bạn ít nhiều cũng sẽ bị công việc lôi kéo và buộc phải làm việc ngay khi vừa rời công sở, nhưng điều đó không có nghĩa là thực sự tốt. Một cuộc sống phong phú bên cạnh công việc của bạn vẫn còn đang chờ bạn tận hưởng và khám phá, bạn cần vạch ra giới hạn cho công việc và tốt nhất hãy để công việc chỉ nên được giải quyết tại văn phòng.

Bạn chắc chắn không thể làm việc xuyên suốt như rô bốt.

 

Cân chỉnh đồng hồ cá nhân
Khi có thể, hãy thử trao đổi về khung thời gian làm việc linh hoạt với sếp của bạn.Việc đến công sở trước hay sau đồng nghiệp của bạn hoặc ở lại sau giờ làm cả tiếng có thể ảnh hưởng rất nhiều đến cuộc sống của bạn. Có thể cân nhắc làm việc theo khung giờ hành chính vào cuối tuần và nghỉ bù vào các ngày trong tuần, việc này giúp bạn hoàn thành những công việc cá nhân ngay khi những người khác đang làm việc.

Đôi khi điều này sẽ giúp bạn giảm sự mất tập trung thường gặp hay tránh được giờ cao điểm, một sự thay đổi nhỏ trong lịch làm việc có thể giúp bạn tập trung công việc tốt hơn, tìm ra hướng đi của mình và gặt hái được nhiều thành công hơn.

 

Làm việc “Multitasks”
Các nhà tâm lý học đã chứng minh rằng làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc có thể làm giảm năng suất. Theo Hiệp hội Tâm lý Mỹ, bộ não của chúng ta không được thiết kế cho tung hứng giữa các công việc nặng nề và kéo dài liên tục. Có vẻ thật dễ dàng khi nghĩ xoay liên tục các đầu việc cùng một lúc có thể giúp bạn sớm hoàn thành, nhưng trên thực tế thì không phải vậy, đó hoàn toàn không phải là một cách làm việc khoa học và hiệu quả để xử lý công việc. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào từng công việc một và chỉ chuyển qua công việc khác khi đã hoàn thành 100%.

 

Làm việc nhóm
“Càng đông càng vui!” quả không sai khi tìm được một nhóm làm việc hiệu quả. Có những người đáng tin cậy trong công sở mà bạn có thể đủ tin tưởng để giao những công việc quan trọng. Đồng hành, hợp tác cùng những đồng nghiệp nổi trội ở một số lĩnh vực nhất định và tận dụng điểm mạnh của họ để tối ưu hoá hiệu suất làm việc chứ đừng cố gắng tự quản lý toàn bộ dự án. Với sự ăn khớp nhịp nhàng giữa các bộ phận, công việc sẽ được vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

Tối giản hoá các buổi họp
Trước khi đặt phòng cho mỗi cuộc họp, hãy xác định tầm quan trọng thực sự của cuộc họp sắp tới. Có lợi ích gì cho nhân viên và công ty không? Cuộc họp có giải quyết vấn đề gì hay đưa ra giải pháp rõ ràng cho một rắc rối nào không? Nếu câu trả lời không chiếm đa số, hãy thử một giải pháp khác thông qua các cuộc hội thoại nhóm trên mạng, email hoặc dạng liên lạc tương tự. Nếu cuộc họp thực sự bắt buộc hãy tạo ra lịch họp và chia sẻ cho tất cả người tham gia biết trước thời gian, để tất cả có thể chuẩn bị những ý tưởng hoặc giấy tờ cần thiết cho buổi họp. Đồng thời, thiết lập một khung thời gian giới hạn để hoãn lại cuộc họp nếu chưa tìm ra giải pháp thực sự.